คู่มือผู้ใช้งาน BP STOCK
ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) สำหรับบันทึกการรับ จ่าย โอน ตรวจนับ และดูรายงานสินค้าคงเหลือ
1. แนะนำระบบ
BP STOCK ใช้จัดการสต็อกสินค้าของกิจการผ่านเว็บเบราว์เซอร์ เช่น Google Chrome เมนูที่เห็นจะขึ้นตามสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละคน
2. การเข้าสู่ระบบ
- เปิด Google Chrome แล้วไปที่ที่อยู่ระบบที่ได้รับจากผู้ดูแล
- ป้อน รหัสกิจการ ตามที่ได้รับ เช่น รหัสบริษัทของท่าน
- ป้อน รหัสผู้ใช้ และ รหัสผ่าน
- หากต้องการให้จำรหัสผ่าน ให้ติ๊ก จำรหัสผ่าน
- กดปุ่ม เข้าระบบ
หลังเข้าสู่ระบบ
ระบบจะแสดงชื่อกิจการ มุมขวาบน และข้อความต้อนรับ พร้อมวันที่เข้าใช้ครั้งล่าสุด และวันที่หมดอายุการใช้งาน
เมื่อใช้งานเสร็จ กดเมนู ออก ที่แถบเมนูด้านบนขวา
3. หน้าแรกและเมนู
หน้าแรกแสดงไอคอนเมนูที่ได้รับสิทธิ์ คลิกไอคอนเพื่อเปิดหน้านั้นได้ทันที นอกจากนี้ใช้แถบเมนูด้านบนได้ดังนี้
| เมนู | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| หน้าแรก | กลับไปหน้าไอคอนหลัก |
| ข้อมูลรายวัน | รับสินค้า จ่ายสินค้า โอนย้ายที่เก็บ ใบตรวจนับ ตรวจนับ ปรับปรุงรายการ |
| ข้อมูลหลัก | ตั้งค่าบริษัท คลัง พื้นที่ ที่เก็บ ประเภท/กลุ่มสินค้า หน่วยนับ สินค้า แผนก พนักงาน คู่ค้า ประเภทเอกสาร โครงการ งาน กิจกรรม |
| รายงาน | ดูรายละเอียด/สรุปการรับจ่าย โอน คงเหลือ จุดต่ำสุด-สูงสุด สินค้าไม่เคลื่อนไหว |
| ระบบ | เลขที่เอกสาร รหัสผู้ใช้ เปลี่ยนรหัสผ่าน รูปแบบฟอร์ม นำเข้า ยกเลิกการลบเอกสาร |
| ออก | ออกจากระบบ กลับหน้าเข้าสู่ระบบ |
5. เริ่มต้นใช้งาน (ลำดับที่แนะนำ)
ก่อนบันทึกรับ-จ่าย ควรตั้งข้อมูลหลักให้ครบตามลำดับนี้
- ตั้งค่า บริษัท ชื่อ ที่อยู่ โลโก้ และตัวเลือกการแสดง Lot / Serial
- สร้าง คลังสินค้า แล้วสร้าง ตำแหน่งที่เก็บ (และพื้นที่จัดเก็บถ้าใช้)
- สร้าง ประเภทสินค้า กลุ่มสินค้า และ หน่วยนับ
- สร้าง สินค้า โดยผูกประเภท กลุ่ม หน่วยนับ และที่เก็บเริ่มต้น
- สร้าง แผนก พนักงาน และ คู่ค้า
- สร้าง ประเภทเอกสาร สำหรับรับ และจ่าย
- ตั้ง เลขที่เอกสาร ให้ระบบรันเลขให้อัตโนมัติ
- สร้าง รหัสผู้ใช้ แล้วกำหนดสิทธิ์เมนูและคลังที่เข้าถึงได้
- เริ่มบันทึก รับสินค้า จากนั้นจึง จ่าย หรือ โอนย้าย
6. ข้อมูลหลัก
หน้าข้อมูลหลักส่วนใหญ่ทำงานคล้ายกัน กด ใหม่ กรอกฟอร์ม กด จัดเก็บ ใช้ไอคอนปากกาเพื่อแก้ไข และไอคอนกากบาทเพื่อลบ
6.1 บริษัท
เมนู ข้อมูลหลัก → บริษัท ใช้เก็บข้อมูลกิจการที่แสดงบนเอกสารและรายงาน
ข้อมูลทั่วไป
- รหัสกิจการ (แก้ไม่ได้)
- ชื่อกิจการ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ โทรศัพท์ แฟกซ์
- โลโก้ (ไฟล์ JPG / PNG / GIF)
เอกสารปรับปรุงสต็อก
- เอกสารปรับปรุงเพิ่ม — ประเภทเอกสารฝั่งรับ
- เอกสารปรับปรุงลด — ประเภทเอกสารฝั่งจ่าย
- ใช้ตอนอนุมัติผลตรวจนับให้ปรับสต็อกอัตโนมัติ
ตัวเลือกการทำงาน
| ตัวเลือก | ผลที่เกิด |
|---|---|
| เอกสารอ้างอิงหน้าจอรับ / จ่าย / โอน ต้องไม่ซ้ำ | ระบบจะไม่ให้บันทึกเลขเอกสารอ้างอิงซ้ำในเอกสารประเภทนั้น |
| แสดง Lot | มีคอลัมน์ Lot ในเอกสารรับ จ่าย โอน |
| แสดงวันหมดอายุ | มีคอลัมน์วันหมดอายุ |
| แสดง Serial No. | มีคอลัมน์ Serial |
| แสดงวันหมดประกัน | มีคอลัมน์วันหมดประกัน |
| แสดงโครงการ / งาน / กิจกรรม | เลือกโครงการ งาน กิจกรรมได้ในบรรทัดสินค้า |
| แสดง Capacity | มีคอลัมน์ Capacity ในเอกสาร |
6.2 คลังสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และตำแหน่งที่เก็บ
| หน้าจอ | ข้อมูลที่ต้องมี | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| คลังสินค้า | รหัส และชื่อคลัง | ผู้ใช้จะเห็นเฉพาะคลังที่ได้รับสิทธิ์ |
| พื้นที่จัดเก็บ | รหัส จำนวนแถว/คอลัมน์ ความจุ และช่วงสีตามจำนวน | ใช้แสดงแผนผังพื้นที่ตอนเลือกที่เก็บ |
| ตำแหน่งที่เก็บ | รหัส และชื่อตำแหน่งที่เก็บ | ใช้ระบุที่เก็บในเอกสารรับ จ่าย โอน |
6.3 ประเภท กลุ่ม หน่วยนับ และสินค้า
สร้างประเภทสินค้า กลุ่มสินค้า และหน่วยนับก่อน จากนั้นจึงสร้างสินค้า
หน้าจอสินค้า
- กด ใหม่
- กรอกรหัส ชื่อสินค้า (และชื่อสินค้า 2 ถ้ามี)
- เลือกประเภทสินค้า กลุ่มสินค้า หน่วยนับ และที่เก็บเริ่มต้น
- กรอกราคาซื้อ ราคาขาย จุดต่ำสุด จุดสูงสุด ตามต้องการ
- แนบรูปสินค้าได้ แล้วกด จัดเก็บ
สามารถกรองตามประเภท/กลุ่มสินค้า แล้วกดไอคอนค้นหาเพื่อแสดงรายการ ส่งออก Excel หรือพิมพ์ได้จากปุ่มด้านบนตาราง
6.4 แผนก พนักงาน คู่ค้า และประเภทเอกสาร
| หน้าจอ | ข้อมูลสำคัญ |
|---|---|
| แผนก | รหัสและชื่อแผนก ใช้ในเอกสารรับ-จ่าย |
| พนักงาน | รหัส ชื่อ โทรศัพท์ ตำแหน่ง อีเมล และรูปลายเซ็น (ใช้พิมพ์เอกสาร) |
| คู่ค้า | รหัส สาขา ชื่อ ที่อยู่ โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์ |
| ประเภทเอกสาร | รหัส ชื่อ และกลุ่ม รับ หรือ จ่าย |
| โครงการ / งาน / กิจกรรม | ใช้เมื่อเปิดตัวเลือกแสดงโครงการ งาน กิจกรรมที่หน้าบริษัท |
7. ข้อมูลรายวัน
เอกสารรับ จ่าย และโอนใช้ปุ่มชุดเดียวกันที่มุมขวาบน
ค้นหา พิมพ์ ลบ ใหม่ จัดเก็บ
7.1 รับสินค้า
เมนู ข้อมูลรายวัน → รับสินค้า ใช้เพิ่มสต็อกเมื่อสินค้าเข้าคลัง
- กด ใหม่ ถ้ายังไม่ใช่เอกสารใหม่
- เลือก ประเภทเอกสาร วันที่ และคลังสินค้า
- เลือกคู่ค้า เอกสารอ้างอิง วันที่อ้างอิง พนักงาน ผู้อนุมัติ แผนก และหมายเหตุ ตามจริง
- กด เพิ่มบรรทัด แล้วเลือกสินค้า หน่วยนับ จำนวน ที่เก็บ
- ถ้าเปิด Lot / Serial / วันหมดอายุ ให้กรอกในคอลัมน์นั้นด้วย
- กด จัดเก็บ ระบบจะออกเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติถ้าตั้ง Running ไว้
- กด พิมพ์ หากต้องการใบรับสินค้า
ค้นหาเอกสารเดิม
กด ค้นหา แล้วกรองด้วยเลขที่ วันที่ เอกสารอ้างอิง หรือหมายเหตุ จากนั้นกดแสดง แล้วคลิกเอกสารที่ต้องการเปิด
7.2 จ่ายสินค้า
เมนู ข้อมูลรายวัน → จ่ายสินค้า ใช้ลดสต็อกเมื่อเบิกหรือจ่ายออก
- กรอกหัวเอกสารเช่นเดียวกับหน้าจอรับ แต่เลือกประเภทเอกสารกลุ่มจ่าย
- เพิ่มบรรทัดสินค้า และระบุจำนวนที่จ่าย พร้อมที่เก็บ
- ถ้าต้องการดึงจากของที่มีจริง กด สินค้าคงเหลือ กรองสินค้าแล้วเลือกแถวที่ต้องการ กดตกลง
- กด จัดเก็บ
7.3 โอนย้ายที่เก็บ
เมนู ข้อมูลรายวัน → โอนย้ายที่เก็บ ใช้ย้ายสินค้าจากคลังหนึ่งไปอีกคลัง หรือย้ายที่เก็บภายใน
- เลือกวันที่ โอนจากคลัง และ โอนไปคลัง
- กรอกเอกสารอ้างอิง ผู้ขอโอน ผู้อนุมัติ และหมายเหตุ
- เพิ่มบรรทัดสินค้า ระบุจำนวน ที่เก็บต้นทาง และที่เก็บปลายทาง
- กด จัดเก็บ แล้วพิมพ์ใบโอนได้ถ้าต้องการ
8. ตรวจนับสินค้า
การตรวจนับมี 3 ขั้น อย่าข้ามลำดับ
ขั้นที่ 1 สร้างใบตรวจนับ
เมนู ใบตรวจนับ
- เลือกคลัง วันที่ พนักงาน ผู้อนุมัติ
- เพิ่มรายการสินค้าที่ต้องการนับ หรือดึงจากคงเหลือตามที่เก็บ
- กดจัดเก็บ เอกสารจะอยู่ในสถานะ ขั้นตอนตรวจนับ
ขั้นที่ 2 บันทึกผลนับ
เมนู ตรวจนับ
- ระบบแสดงเฉพาะใบที่ยังนับไม่เสร็จ
- กด ตรวจนับ ของใบที่ต้องการ
- กรอกจำนวนที่นับได้จริง แล้วกด นับเรียบร้อย
ขั้นที่ 3 ปรับปรุงรายการ
เมนู ปรับปรุงรายการ ใช้หลังนับเสร็จ
- ค้นหาใบตรวจนับด้วยเลขที่ วันที่ หรือหมายเหตุ
- ไอคอนอนุมัติ = ปรับปรุงรายการ ให้ระบบสร้างเอกสารรับ/จ่ายส่วนต่างตามประเภทที่ตั้งไว้ในหน้าบริษัท
- ไอคอนคืนค่า = คืนสถานะเป็นตรวจนับ หากยังไม่พร้อมปรับสต็อก
สถานะใบตรวจนับมี 3 ค่า: ขั้นตอนตรวจนับ → ตรวจนับเรียบร้อย → ปรับปรุงแล้ว
9. รายงาน
รายงานส่วนใหญ่เลือกเงื่อนไขด้านบน แล้วกดไอคอนค้นหา จากนั้นส่งออก CSV, Excel หรือพิมพ์ได้
| รายงาน | ใช้ดูอะไร |
|---|---|
| รายละเอียดการรับ / การจ่าย | รายการเอกสารรับหรือจ่ายทีละบรรทัด ตามช่วงวันที่ คลัง สินค้า |
| สรุปการรับ / การจ่าย | ยอดรวมรับหรือจ่าย ไม่ลงรายละเอียดทุกบรรทัด |
| รายละเอียดการโอนย้าย | ประวัติโอนระหว่างคลัง/ที่เก็บ |
| รายละเอียดการรับจ่ายโอน | รวมความเคลื่อนไหวรับ จ่าย และโอน |
| รายละเอียดการเคลื่อนไหว | ดูการเข้า-ออกของสินค้าแต่ละรายการ |
| สรุปการเคลื่อนไหว | ยอดรวมเคลื่อนไหวตามสินค้า |
| สินค้าไม่เคลื่อนไหว | สินค้าที่ไม่มีการรับจ่ายในช่วงที่กำหนด |
| สินค้าคงเหลือ | ยอดคงเหลือถึงวันที่ที่เลือก แยก Lot หรือไม่แยก Lot ได้ |
| สินค้าคงเหลือถึงจุดต่ำสุด / สูงสุด | สินค้าที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ หรือเกินจุดสูงสุดที่ตั้งในข้อมูลสินค้า |
วิธีดูรายงานสินค้าคงเหลือ
- เลือกคลัง ประเภทสินค้า กลุ่มสินค้า สินค้า และที่เก็บ (เว้นว่าง = ทั้งหมด)
- เลือกแสดงแบบแยกลอท หรือไม่แยกลอท
- ระบุถึงวันที่ แล้วกดไอคอนค้นหา
- กด Excel หรือพิมพ์ตามต้องการ
10. เมนูระบบ
10.1 เลขที่เอกสาร
กำหนดรูปแบบ Running ของเอกสารแต่ละประเภท
- ติ๊ก ให้โปรแกรม Running เลขที่เอกสารให้
- กำหนดอักษรนำ เช่น REC, ISS, TR, C
- กำหนดจำนวนหลัก เช่น 4 จะได้ 0001
- ติ๊ก เริ่ม 1 เมื่อขึ้นเดือนใหม่ หากต้องการรีเซ็ตทุกเดือน
- แท็บเลขที่ล่าสุด ใช้ดูหรือแก้เลขต่อไปของเดือนนั้น
10.2 รหัสผู้ใช้
- กด ใหม่ กรอกรหัสผู้ใช้ ชื่อ รหัสผ่าน
- ผูกพนักงาน ผู้อนุมัติ แผนก และคลังสินค้าเริ่มต้น
- ติ๊ก เข้าระบบได้ หากต้องการให้ล็อกอินได้
- กดจัดเก็บ จากนั้นกำหนดสิทธิ์เพิ่ม
สิทธิ์เมนู
เปิดจากไอคอนสิทธิ์เมนูของแต่ละผู้ใช้ ย้ายเมนูจาก “ใช้งานไม่ได้” ไป “ใช้งานได้” ด้วยปุ่มเพิ่มสิทธิ์ หรือลดสิทธิ์กลับ
สิทธิ์คลัง
เปิดจากไอคอนคลัง กำหนดว่าผู้ใช้นั้นเข้าถึงคลังใดได้บ้าง ผู้ใช้จะเห็นเฉพาะคลังที่ได้รับสิทธิ์ในเอกสารและรายงาน
10.3 เปลี่ยนรหัสผ่าน
ป้อนรหัสผ่านใหม่ แล้วยืนยันอีกครั้ง ทั้งสองช่องต้องตรงกัน จากนั้นกดจัดเก็บ
10.4 รูปแบบฟอร์ม
เลือกชื่อเอกสาร รหัสฟอร์ม ฟอนต์ และติ๊กแสดงวันที่เป็นปี พ.ศ. รวมถึงติ๊ก ใช้ เพื่อให้ฟอร์มนั้นเป็นแบบที่พิมพ์ออกมา
10.5 นำเข้า
ใช้โหลดข้อมูลหลักจำนวนมากจากไฟล์ ระบบจะให้เลือกประเภทข้อมูลดังนี้
| รายการ | เหมาะกับ |
|---|---|
| คลังสินค้า | สร้างคลังหลายรายการพร้อมกัน |
| ที่เก็บสินค้า | ตำแหน่งที่เก็บ |
| ประเภทสินค้า / กลุ่มสินค้า / หน่วยนับ | ข้อมูลอ้างอิงของสินค้า |
| ข้อมูลสินค้า | รหัส ชื่อ ประเภท กลุ่ม หน่วยนับ ราคา จุดต่ำ-สูง ที่เก็บ |
| ข้อมูลคู่ค้า | รายชื่อผู้ขาย/ลูกค้า |
| ประเภทเอกสาร | รหัสประเภทเอกสารรับ-จ่าย |
| เอกสารรับ | นำเข้าเอกสารรับสินค้า |
10.6 ยกเลิกการลบเอกสาร
ค้นหาเอกสารที่ถูกลบด้วยเลขที่หรือวันที่ แล้วกู้คืนเอกสารนั้นกลับมาใช้งานได้
11. คำถามที่พบบ่อย
เข้าสู่ระบบไม่ได้
- ตรวจรหัสกิจการ รหัสผู้ใช้ และรหัสผ่าน
- ผู้ดูแลอาจยังไม่ติ๊ก “เข้าระบบได้”
- กิจการอาจหมดอายุการใช้งาน
ไม่เห็นเมนูบางรายการ หรือเลือกคลังไม่ได้
ให้ผู้ดูแลไปที่ ระบบ → รหัสผู้ใช้ แล้วเพิ่มสิทธิ์เมนูและสิทธิ์คลังให้บัญชีนั้น
จัดเก็บเอกสารแล้วไม่มีเลขที่
ไปที่ ระบบ → เลขที่เอกสาร เปิด Running และกำหนดอักษรนำกับจำนวนหลัก จากนั้นลองบันทึกใหม่
ไม่เห็นคอลัมน์ Lot / Serial / โครงการ
ไปที่ ข้อมูลหลัก → บริษัท ติ๊กตัวเลือกที่ต้องการ แล้วจัดเก็บ จากนั้นเปิดหน้าเอกสารใหม่
ลบเอกสารผิด
ใช้เมนู ระบบ → ยกเลิกการลบเอกสาร ค้นหาแล้วกู้คืน
จ่ายสินค้าไม่ได้ / สต็อกไม่พอ
ตรวจยอดคงเหลือในรายงานสินค้าคงเหลือ ตรวจที่เก็บและ Lot ให้ตรงของที่มีจริง หรือใช้ปุ่มสินค้าคงเหลือในหน้าจ่าย